Pablan, as it stands
Self-hosted knowledge management for SMEs: a split-screen Markdown editor whose sections an LLM refines while you write, and RAG question answering over the documents that result. FastAPI + Postgres/pgvector on the back, SvelteKit on the front, everything OpenAI-compatible and self-hostable. Squashed into a single commit; the development history stays local. Co-Authored-By: Claude Opus 5 (1M context) <noreply@anthropic.com> Claude-Session: https://claude.ai/code/session_01CA43ZJda8Rbp2hKXNy8f6b
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id: reklamationsprozess
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title: "Reklamationsprozess (Kundenreklamationen)"
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department: Sales
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visibility: public
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# Reklamationsprozess (Kundenreklamationen)
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Gilt für alle Kundenreklamationen, unabhängig davon, wer sie
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entgegennimmt. Ziel: Erstantwort an den Kunden innerhalb von 24 Stunden.
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## Ablauf in acht Schritten
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1. **Eingang erfassen**: Reklamation im ERP als Vorgang „REK" anlegen,
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Kunde, Auftragsnummer und Fehlerbeschreibung erfassen.
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2. **Eingangsbestätigung**: Der Vertrieb bestätigt dem Kunden den
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Eingang innerhalb von 24 Stunden mit der REK-Nummer.
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3. **Ersteinschätzung**: QS bewertet, ob es sich um einen Sachmangel,
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einen Transportschaden oder einen Bedienfehler handelt.
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4. **Sofortmaßnahme**: Falls der Kunde stillsteht, entscheidet der
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Vertriebsleiter über Ersatzlieferung oder Technikereinsatz.
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5. **Ursachenanalyse**: QS und Fertigung ermitteln die Ursache
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(5-Why-Methode, Ergebnis im REK-Vorgang dokumentieren).
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6. **Abstellmaßnahme**: Maßnahme festlegen, Verantwortlichen und
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Termin eintragen.
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7. **Kundenantwort**: Der Vertrieb formuliert die Antwort auf Basis der
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Analyse — keine Rohdaten aus der QS unkommentiert weiterleiten.
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8. **Wirksamkeitsprüfung**: QS prüft nach drei Monaten, ob die Maßnahme
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gewirkt hat, und schließt den Vorgang.
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## Zuständigkeiten
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Der Vorgangsverantwortliche ist immer der Vertriebsmitarbeiter des
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Kunden. QS unterstützt bei Analyse und Bewertung, übernimmt aber nicht
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die Kundenkommunikation.
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## Eskalation
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Reklamationen mit Stillstand beim Kunden oder Streitwert über 10.000 €
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gehen sofort an die Geschäftsführung.
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