Pablan, as it stands

Self-hosted knowledge management for SMEs: a split-screen Markdown editor
whose sections an LLM refines while you write, and RAG question answering
over the documents that result. FastAPI + Postgres/pgvector on the back,
SvelteKit on the front, everything OpenAI-compatible and self-hostable.

Squashed into a single commit; the development history stays local.

Co-Authored-By: Claude Opus 5 (1M context) <noreply@anthropic.com>
Claude-Session: https://claude.ai/code/session_01CA43ZJda8Rbp2hKXNy8f6b

help/administration.de.md

@@ -0,0 +1,61 @@
+---
+key: administration
+title: "Administration: Abteilungen, Benutzer und Endpunkte"
+---
+
+# Administration: Abteilungen, Benutzer und Endpunkte
+
+Der Bereich **Administration** ist nur für Benutzer mit der Rolle
+Administrator sichtbar. Er ist in vier Reiter geteilt: Benutzer und
+Abteilungen, Dokumentationsvorlagen, Sprachmodell-Endpunkte und
+System-Prompts.
+
+## Abteilungen
+
+Abteilungen sind die Grundlage der Berechtigungen: Sie entscheiden, wer
+Dokumente mit der Sichtbarkeit "Abteilung" sieht und an wen eingeschränkte
+Dokumente freigegeben werden können. Lege sie an, bevor du Benutzer einlädst
+— jeder Benutzer gehört zu genau einer Abteilung.
+
+Eine Abteilung zu löschen löscht weder ihre Benutzer noch ihre Dokumente;
+beide bleiben ohne Abteilung zurück.
+
+## Benutzer
+
+Beim Anlegen vergibst du E-Mail, Name, Abteilung, Rolle und ein
+Startkennwort. Setzt du später ein neues Kennwort, werden alle Sitzungen
+dieses Benutzers sofort beendet.
+
+Administratoren können sich nicht selbst löschen und sich nicht selbst die
+Administratorrolle entziehen — sonst könnte sich die letzte Administratorin
+versehentlich aussperren.
+
+## Vorlagen
+
+Vorlagen bestimmen, welche Dokumentationsarten unter "Wissen festhalten"
+angeboten werden. Jede Vorlage ist ein Markdown-Gerüst aus Überschriften, das
+der Editor beim Schreiben vorgibt, zusammen mit Hinweisen, wie das Modell die
+einzelnen Abschnitte ausformuliert.
+
+Du bearbeitest eine Vorlage in einem Formular: Schreibstil fürs Modell, dann
+Abschnitt für Abschnitt eine Überschrift mit einem Hinweis, was in diesen
+Abschnitt gehört. Abschnitte lassen sich hinzufügen, entfernen und in der
+Reihenfolge verschieben; das Gerüst, mit dem der Editor öffnet, ergibt sich aus
+den Überschriften. Dazu kommen Titelvorschlag, Sprache und Sichtbarkeit nach
+dem Veröffentlichen. Über **Neue Vorlage** legst du eine von Grund auf an,
+oder du fügst eine aus dem Katalog hinzu und passt sie an. Jede Vorlage ist
+bearbeitbar; wer lieber direkt am Text arbeitet, blendet über **YAML anzeigen**
+die Rohfassung ein.
+
+## Sprachmodell-Endpunkte
+
+Pablan spricht mit drei Modellrollen, die getrennt konfigurierbar sind:
+
+- **chat** — führt die Gespräche und formuliert Antworten.
+- **utility** — erledigt strukturierte Kleinarbeit im Hintergrund.
+- **embedding** — erzeugt die Vektoren für die Suche.
+
+Über die Testfunktion prüfst du alle drei Endpunkte, bevor du speicherst.
+Wird die Rolle **embedding** auf ein anderes Modell umgestellt, müssen alle
+Dokumente neu indexiert werden — sonst passen alte und neue Vektoren nicht
+zusammen.

help/dokumente-und-sichtbarkeit.de.md

@@ -0,0 +1,73 @@
+---
+key: dokumente-und-sichtbarkeit
+title: "Dokumente, Sichtbarkeit und Prüfung"
+---
+
+# Dokumente, Sichtbarkeit und Prüfung
+
+Jedes Dokument ist Markdown und gehört einer Autorin oder einem Autor. Wer es
+sehen darf, entscheidet die Sichtbarkeit.
+
+## Sichtbarkeitsstufen
+
+- **Öffentlich** — alle im Unternehmen.
+- **Abteilung** — nur die Abteilung, zu der das Dokument gehört.
+- **Eingeschränkt** — nur ausdrücklich freigegebene Abteilungen.
+
+Die Sichtbarkeit gilt überall gleich: in der Liste, in der Suche und als
+Quelle einer Chat-Antwort. Ein Dokument, das du nicht öffnen darfst, kann
+dir auch nicht als Beleg untergeschoben werden.
+
+Eingestellt wird sie in der Dokumentansicht unter **Sichtbar für**, direkt
+neben dem Teilen mit weiteren Abteilungen — beides gehört der Autorin des
+Dokuments (und Administratoren).
+
+## Status eines Dokuments
+
+- **Entwurf** — in Arbeit, nur für die Autorin sichtbar und in keiner Suche.
+- **Veröffentlicht** — durchsuchbar im Rahmen der Sichtbarkeit.
+- **Archiviert** — aus der Suche genommen, aber nicht gelöscht.
+
+Veröffentlichen ist die Entscheidung der Autorin und ein Klick — niemand muss
+etwas genehmigen. Der Status sagt, wo ein Dokument steht, nicht ob sein Inhalt
+stimmt. Dafür gibt es die Prüfung.
+
+## Um Prüfung bitten
+
+Wenn du etwas aufgeschrieben hast, dir bei einem Punkt aber nicht sicher bist,
+bitte jemanden um Prüfung: Du wählst eine Person aus, die das Dokument lesen
+darf, und schreibst dazu, worum es geht — zum Beispiel "Stimmt das so mit den
+14 Urlaubstagen?".
+
+- Die Frage kann an einem Entwurf hängen oder an einem längst
+  veröffentlichten Dokument. Beides kommt vor, und beides ist erlaubt.
+- Solange die Frage offen ist, ist das Dokument überall als ungeprüft
+  markiert: in der Liste, auf der Dokumentenseite und bei den Quellen unter
+  einer Chat-Antwort. Wer es liest, weiß also, dass hier noch etwas offen ist.
+- Wer gefragt wurde, darf das Dokument bis zur Antwort auch **bearbeiten** —
+  wer einen falschen Wert entdeckt, soll ihn korrigieren, statt eine zweite
+  Frage zu stellen. Titel und Text also, nicht die Sichtbarkeit und nicht das
+  Veröffentlichen: das bleibt bei der Autorin.
+- Ist der geprüfte Text noch ein Entwurf, endet mit deiner Antwort auch dein
+  Zugriff darauf — er gehört wieder der Person, die ihn schreibt.
+- Beantwortet wird mit **Stimmt so**. Danach verschwindet die Markierung, und
+  im Verlauf bleibt stehen, wer wann geprüft hat. Ist eine Frage
+  gegenstandslos geworden, kann die Autorin sie schließen.
+
+Offene Fragen an dich findest du auf der Startseite und über den Filter
+"Zur Prüfung bei mir" in der Dokumentenliste.
+
+## Wer darf ändern
+
+Ändern dürfen die Autorin des Dokuments, Administratoren und wer gerade um
+eine Prüfung gebeten wurde. Löschen und Teilen bleibt bei der Autorin. Bei
+allen anderen Dokumenten fehlen die entsprechenden Schaltflächen. In der Liste
+und in der Detailansicht ist außerdem vermerkt, warum du ein Dokument siehst —
+weil es öffentlich ist, deiner Abteilung gehört, dir freigegeben wurde oder von
+dir stammt.
+
+## Diese Hilfeseiten
+
+Die Hilfedokumente zu Pablan selbst gehören zum Produkt. Sie sind für alle
+sichtbar, lassen sich aber nicht bearbeiten oder löschen — sie werden mit
+jeder neuen Version aktualisiert.

help/fragen-und-antworten.de.md

@@ -0,0 +1,70 @@
+---
+key: fragen-und-antworten
+title: "Fragen stellen und Antworten mit Quellen"
+---
+
+# Fragen stellen und Antworten mit Quellen
+
+Stelle Fragen so, wie du sie einer Kollegin stellen würdest — ganze Sätze,
+kein Suchmaschinen-Stichwort. Pablan sucht gleichzeitig nach Bedeutung und
+nach exakten Begriffen, findet also auch dann etwas, wenn im Dokument andere
+Wörter stehen als in deiner Frage.
+
+## Was während der Suche passiert
+
+Über der entstehenden Antwort läuft eine kurze Statuszeile mit: erst
+"durchsuche die Wissensbasis", dann die Zahl der gefundenen Stellen, dann
+"schreibe Antwort". Sie verschwindet, sobald die Antwort steht.
+
+## Quellen prüfen
+
+Unter jeder Antwort stehen die Dokumente, aus denen sie stammt.
+
+- **Mit der Maus darüber**: zeigt die zitierte Textstelle samt Abschnitt.
+- **Klick**: öffnet das Dokument neben dem Gespräch, ohne dass du die
+  Unterhaltung verlässt.
+- **Warnzeichen an einer Quelle**: Zu diesem Dokument ist eine Prüfung offen —
+  jemand hat gefragt, ob der Inhalt noch stimmt, und es steht noch keine
+  Antwort. Die Aussage kann trotzdem richtig sein, ist aber unbestätigt. Ein
+  Klick zeigt dir den Hinweis auch im Dokument selbst.
+
+Nimm die Quellen ernst: Sie sind der Unterschied zwischen einer belegten und
+einer geratenen Antwort. Bei wichtigen Entscheidungen lohnt der Blick in das
+Originaldokument.
+
+## Wenn nichts dokumentiert ist
+
+Findet die Suche nichts Belastbares, sagt Pablan das offen, statt eine Antwort
+zu erfinden. Unter der Antwort erscheint dann das Angebot, das fehlende Wissen
+selbst festzuhalten — es führt dich zu "Wissen festhalten", wo du eine
+Dokumentationsart wählst und das Dokument im Schreib-Editor verfasst.
+
+Genau daraus wächst die Wissensbasis: Jede unbeantwortete Frage ist ein
+Hinweis darauf, was noch fehlt.
+
+## Wenn viele gleichzeitig fragen
+
+Ein Sprachmodell beantwortet nur eine begrenzte Zahl von Fragen gleichzeitig.
+Fragen mehrere Kolleg:innen im selben Moment, wartet deine Frage kurz in der
+Reihe; über der Antwort steht dann, dass das Modell gerade ausgelastet ist.
+Sobald ein Platz frei wird, läuft deine Frage ganz normal weiter. Nur wenn
+sehr viel gleichzeitig ankommt, bekommst du stattdessen sofort den Hinweis,
+es später noch einmal zu versuchen.
+
+## Wenn gerade kein Sprachmodell läuft
+
+Ist das Sprachmodell nicht erreichbar oder ausgelastet, bleibt die Wissensbasis
+trotzdem benutzbar: Pablan sucht dann klassisch im Volltext, also nach den
+Wörtern, die du geschrieben hast, und zeigt dir die Fundstellen als Liste. Ein
+Hinweis über der Liste sagt dir, dass kein Modell verwendet wurde.
+
+Die Treffer öffnest du wie eine Quelle mit einem Klick neben dem Gespräch. Es
+gibt in diesem Fall keine formulierte Antwort und keine Bedeutungssuche: Was
+nicht wörtlich im Dokument steht, wird auch nicht gefunden. Sobald das Modell
+wieder läuft, beantwortet dieselbe Frage sich wieder wie gewohnt.
+
+## Sprache
+
+Antworte Pablan in der Sprache, die dir liegt. Die Antwort kommt in derselben
+Sprache — auch wenn die zugrunde liegenden Dokumente in einer anderen Sprache
+verfasst sind.

help/kolleginnen-und-profil.de.md

@@ -0,0 +1,43 @@
+---
+key: kolleginnen-und-profil
+title: "Kolleg:innen und dein Profil"
+---
+
+# Kolleg:innen und dein Profil
+
+Unter **Kolleg:innen** findest du ein Verzeichnis aller Personen im
+Unternehmen mit Name und Abteilung. Was jemand weiß, steht nicht in einem
+Steckbrief, sondern in dem Dokument, das die Person über sich geschrieben hat
+— such einfach nach dem Thema, dann findest du beides: das Wissen und die
+Person dahinter.
+
+## Das Verzeichnis
+
+Der Eintrag **Kolleg:innen** in der Seitenleiste öffnet die Übersicht. Jede
+Karte zeigt Name und Abteilung. Ein Klick auf eine Karte öffnet das Profil.
+
+Das Verzeichnis ist für alle angemeldeten Personen sichtbar. E-Mail-Adressen
+und Passwörter werden nie angezeigt.
+
+## Dein eigenes Profil
+
+Dein Profil erreichst du über **Einstellungen → Profil bearbeiten** oder über
+die Schaltfläche **Profil bearbeiten** auf deiner eigenen Profilseite.
+
+Dort steht genau eine Sache: **dein Dokument über dich**. Hast du noch keins,
+legst du es mit **Dokument über dich anlegen** an; existiert es schon, siehst du
+seinen Titel und Status und kommst mit **Bearbeiten** direkt in den
+Schreib-Editor.
+
+### Was in diesem Dokument steht
+
+Die Vorlage fragt drei Dinge: was du machst, wobei man dich fragen kann und
+womit du arbeitest. Die Überschriften gibt sie vor, du füllst sie in deinen
+Worten aus, mit derselben Schreibhilfe wie bei jedem anderen Dokument. Es ist
+ausdrücklich dein Dokument — niemand füllt es für dich aus.
+
+Es ist ein Dokument wie jedes andere: Es startet als Entwurf, den zunächst nur
+du siehst, und sobald du es veröffentlichst, findet die Suche es. Genau
+deshalb gibt es keinen zusätzlichen Steckbrief im Profil: Was du über dich
+schreibst, soll auffindbar sein, eine Versionsgeschichte haben und wie jedes
+andere Wissen im Unternehmen behandelt werden.

help/pablan-ueberblick.de.md

@@ -0,0 +1,53 @@
+---
+key: pablan-ueberblick
+title: "Pablan: Überblick und Grundprinzipien"
+---
+
+# Pablan: Überblick und Grundprinzipien
+
+## Was ist das hier?
+
+Diese Anwendung heißt **Pablan**. Wenn du wissen willst, wie *dieses Tool*,
+*diese App*, *diese Software*, *das Programm hier* oder schlicht *das hier*
+funktioniert — oder auf Englisch *this app*, *this tool*, *this software* —
+dann geht es um Pablan, und die Antwort steht auf dieser Seite. Du benutzt
+Pablan gerade: das Chat-Fenster, die Dokumentenliste und die Suche gehören
+alle dazu.
+
+Pablan sammelt das Wissen, das sonst nur in Köpfen steckt, und macht es
+durchsuchbar. Alles läuft auf der Infrastruktur des Unternehmens — Dokumente,
+Suche und Sprachmodell-Anbindung verlassen das Haus nicht.
+
+## Die zwei Arbeitsweisen
+
+**Fragen stellen.** Du fragst in normaler Sprache, Pablan durchsucht die
+Wissensbasis und antwortet mit Belegen. Jede Antwort zeigt, aus welchen
+Dokumenten sie stammt.
+
+**Wissen festhalten.** Du schreibst das Dokument selbst in einem geteilten
+Editor, und Pablan formuliert jeden Abschnitt mit dir aus. Das ist der Weg, auf
+dem neues Wissen in die Wissensbasis kommt.
+
+Fragen stellst du im Chat-Fenster; zum Festhalten öffnet "Wissen festhalten"
+einen eigenen Schreib-Editor.
+
+## Was Pablan von einem normalen Chatbot unterscheidet
+
+- **Antworten sind belegt.** Pablan erfindet nichts dazu: Was nicht in der
+  Wissensbasis steht, wird als Lücke gemeldet statt geraten.
+- **Berechtigungen greifen vor dem Sprachmodell.** Du bekommst nur Inhalte
+  zu sehen, die du auch als Dokument öffnen dürftest. Ein gesperrtes Dokument
+  kann nicht als Quelle auftauchen.
+- **Markdown ist die Wahrheit.** Jedes Dokument ist ein normales
+  Markdown-Dokument, das du lesen, bearbeiten und exportieren kannst. Die
+  Suchindizes daneben sind jederzeit neu berechenbar.
+- **Nichts wird ohne dich veröffentlicht.** Du verfasst zuerst einen Entwurf,
+  den nur du siehst; veröffentlicht wird er, wenn du es sagst.
+
+## Wo finde ich was
+
+- **Neues Gespräch** startet eine Unterhaltung.
+- **Wissen festhalten** öffnet die Liste der Dokumentationsarten.
+- **Dokumente** listet alles, was du sehen darfst, mit Suche und Filtern.
+- **Administration** (nur für Administratoren) verwaltet Abteilungen,
+  Benutzer, Vorlagen und die Sprachmodell-Endpunkte.

help/wissen-festhalten.de.md

@@ -0,0 +1,110 @@
+---
+key: wissen-festhalten
+title: "Wissen festhalten: schreiben mit Assistenz"
+---
+
+# Wissen festhalten: schreiben mit Assistenz
+
+Wissen festzuhalten heißt in Pablan: Du schreibst das Dokument selbst, und das
+Modell hilft dir beim Formulieren. Du musst nicht wissen, wie man sauber
+gliedert — die Dokumentationsart gibt dir ein Gerüst aus Überschriften vor, und
+du füllst es in deinen eigenen Worten.
+
+## Ablauf
+
+1. **Dokumentationsart wählen.** Über "Wissen festhalten" erscheint die Liste
+   der verfügbaren Arten. Jede Art ist ein Markdown-Gerüst mit den
+   Überschriften, die zu dieser Art gehören — und die Überschriften sind
+   genau die Fragen, die eine Kollegin dir stellen würde:
+
+   - **Ablauf: wie wir das machen** — wann das gilt, Schritt für Schritt, wenn
+     es klemmt, wer zuständig ist.
+   - **Störung: was los war und was geholfen hat** — für die Nachbereitung,
+     solange es frisch ist.
+   - **Über dich: Rolle und Ansprechbarkeit** — dein eigenes Dokument, siehe
+     "Kolleg:innen und dein Profil".
+   - **Notiz: einfach aufschreiben** — bewusst ohne Gerüst, wenn du schon
+     weißt, was du sagen willst.
+
+   Je nach Unternehmen kommen weitere Arten dazu; das legt die Administration
+   fest. Startest du das Festhalten aus einem Chat heraus, zeigt Pablan dir
+   zusätzlich passende bestehende Dokumente an — so kannst du ein vorhandenes
+   Dokument erweitern, statt neu anzufangen.
+2. **Schreiben.** Es öffnet sich ein geteilter Editor. Links schreibst du das
+   Dokument — direkt in Markdown, entlang der vorgegebenen Überschriften. Du
+   musst nichts einleiten und in keiner bestimmten Reihenfolge vorgehen.
+3. **Vorschlag übernehmen.** Machst du beim Tippen eine kurze Pause, schlägt
+   Pablan rechts eine ausformulierte Fassung des Abschnitts vor, an dem du
+   gerade schreibst — aus deinen Stichworten wird reifer Text, ohne dass Fakten
+   dazukommen. **Übernehmen** ersetzt den Abschnitt links durch den Vorschlag.
+   Danach schreibst du weiter; sobald genug neuer Text steht, kommt der nächste
+   Vorschlag.
+4. **Speichern.** Unten rechts sitzt **Speichern**. Bevor gespeichert wird,
+   zeigt Pablan dir eine übersichtliche Zeilen-Ansicht — wie in einem
+   Code-Editor: was hinzugekommen, was geändert und was entfernt wurde. So
+   siehst du genau, was du seit dem letzten Stand geändert hast, und kannst
+   immer noch abbrechen. Darüber steht der **Titel** zum Ändern — hier fällt
+   einem auf, wenn das Dokument noch den Namen der Vorlage trägt. Über das
+   Sternchen daneben schlägt Pablan dir einen Titel aus dem Inhalt vor. Das
+   gilt genauso, wenn du ein bestehendes Dokument überarbeitest.
+5. **Veröffentlichen.** Solange du nicht veröffentlichst, gehört der Entwurf nur
+   dir. Veröffentlichen ist deine eigene Entscheidung und ein Klick — im
+   Speichern-Dialog als **Speichern und veröffentlichen**, auf der
+   Dokumentenseite oder direkt von der Startseite aus, die dir deine nicht
+   veröffentlichten Entwürfe anzeigt. Danach bestätigt dir Pablan, dass dein
+   Wissen festgehalten ist, und bietet dir an, es prüfen zu lassen.
+6. **Prüfen lassen, wenn du unsicher bist.** Du kannst jederzeit eine Kollegin
+   oder einen Kollegen bitten, das Dokument anzusehen, und dazuschreiben, worum
+   es geht — zum Beispiel "Stimmt das so mit den 14 Urlaubstagen?". Mehr dazu
+   unter "Dokumente, Sichtbarkeit und Prüfung".
+
+## Der Vorschlag rechts
+
+Der Vorschlag betrifft immer nur den Abschnitt, an dem du gerade schreibst —
+nicht das ganze Dokument. Das hält lange Dokumente übersichtlich und die
+Vorschläge schnell.
+
+- Der Vorschlag erscheint, während du eine Pause machst, und baut sich Wort für
+  Wort auf. Tippst du weiter, bricht er ab — du unterbrichst also nichts.
+- **Übernehmen** überschreibt genau diesen einen Abschnitt links. Was du an
+  anderer Stelle geschrieben hast, bleibt unangetastet.
+- Nach dem Übernehmen kommt der nächste Vorschlag erst, wenn du wieder genug
+  Neues geschrieben hast. So drängt sich die Assistenz nicht auf.
+
+Du entscheidest jederzeit, ob du einen Vorschlag übernimmst oder bei deiner
+eigenen Formulierung bleibst. Das Dokument links ist immer die Wahrheit — der
+Vorschlag rechts ist nur ein Angebot.
+
+## Wenn keine Art passt
+
+Dann nimm **Notiz: einfach aufschreiben**. Die hat bewusst gar kein Gerüst:
+Du fängst mit einem leeren Dokument an, schreibst in deinen Worten, und Pablan
+formuliert Abschnitt für Abschnitt mit. Überschriften setzt du selbst, wo du
+sie brauchst.
+
+## Was mit dem Entwurf passiert
+
+Unter dem Editor steht, woran du bist: ein neuer Entwurf, der beim Verlassen
+verworfen wird, solange du nichts geschrieben hast — ein Entwurf, den nur du
+siehst — oder die Uhrzeit des letzten Speicherns.
+
+Läuft gerade kein Sprachmodell, sagt Pablan das einmal und stellt die
+Vorschläge still, statt es alle paar Sekunden erneut zu versuchen. Schreiben
+kannst du normal weiter; über **Jetzt erneut versuchen** holst du die
+Vorschläge zurück, sobald der Endpunkt wieder läuft.
+
+Im Editor änderst du Titel und Text. **Wer das Dokument sehen darf**, stellst
+du in der Dokumentansicht ein — dort, wo du es auch mit weiteren Abteilungen
+teilst. Das ist die Entscheidung der Autorin: Wer nur um eine Prüfung gebeten
+wurde, darf den Text korrigieren, aber nicht die Sichtbarkeit ändern.
+
+Was du schreibst, ist von Anfang an das Dokument, nicht eine Vorschau davon. Es
+gehört zunächst nur dir und taucht in keiner Suche auf — auch dann nicht, wenn
+du es tagelang liegen lässt. Erst wenn du veröffentlichst, wird es im Rahmen
+der eingestellten Sichtbarkeit gefunden. Vorher wie nachher kannst du Titel,
+Text und Sichtbarkeit frei ändern.
+
+Verlässt du den Editor mit ungespeicherten Änderungen, sichert Pablan sie im
+Entwurf, damit nichts verloren geht. Ein Gerüst, in das du nie etwas
+geschrieben hast, wird stattdessen verworfen — so sammeln sich keine leeren
+Entwürfe an.